발표자료 작성

발표자료는 말 그대로 발표(프레젠테이션: Presentation)를 목적으로 사용되는 자료입니다. 발표 시 큰 화면 상에 띄워 놓는 일종의 보조재로서, 발표자의 구두 발표에 특히 시각적 요소를 더함으로써, 청중의 이해를 돕고 집중도를 높이며 발표에 활기를 불어 넣는 역할을 합니다.

• 좁은 의미로는 발표를 목적으로 하는 모든 문서
• 넓은 의미로는 발표용으로 활용 가능한 일반 업무문서까지 포함

발표자료는 장소, 청중, 목적 등에 따라 나누어 볼 수 있으며, 다음은 많이 활용되는 대표적인 예시입니다.

• 컨퍼런스, 전시박람회 등 대형 행사장에서의 키노트 연설자료
• 신규 거래처, 파트너 발굴을 위한 영업용 프레젠테이션 자료
• 학교나 학원의 강당, 강의실에서 교육훈련을 위한 강의자료
• 기업·기관에서 계획이나 실적을 공유하고 토론하는 발표자료
• 스타트업 경진대회, 신규 투자유치를 위한 발표자료
• 입찰이나 정부지원사업에서의 심사평가용 발표자료

발표자료에 가장 크게 영향을 미치는 것은 아무래도 발표주제겠지만, 발표장소나 청중 등 다양한 변수에 따라서 최적화된 발표자료 준비 요령이 달라집니다. 발표자료에 사용할 색상 선택을 예로 들어보겠습니다. 초대형 스크린에서는 어두운 배경의 발표 슬라이드가, 중소형 스크린에서는 밝은 배경의 슬라이드가 상대적으로 가시성·가독성이 높고 주목도 면에서도 유리합니다. 또, LED 화면에서는 유난히 눈에 거슬리는 몇몇 색상의 사용을 자제하고, 빔 프로젝션 화면에서는 조금 더 생생한(Vivid) 색상을 사용하는 게 좋습니다. 평가받기 위한 발표자료이거나, 부정적인 성향의 청중이 많을 경우에는 공격적인 색을 피해야 합니다. 다음은 발표자료의 준비 전략과 직접적으로 연관되는 주요 요인들입니다.

• 발표주제
• 발표목적 : 설명, 설득, 분석, 평가 등
• 발표장 : 규모, 밝기, 형태(평면인지 기울어진 곳인지 등)
• 발표화면 : 크기, 가로세로 비율, 스크린 소재(대형 LED TV인지 빔 프로젝션 스크린인지 등)
• 청중 : 연령, 성별, 직업, 교육수준, 사전지식, 성향(우호적인지 비판적인지 등)
• 발표 시간대 : 아침, 오전, 점심직후, 오후, 밤
• 허용된 최대 발표시간
• 유인물 배포 여부

일반문서와 구분되는 발표자료만의 가장 큰 특징은 아주 높은 자유도입니다. 만약 일반문서 작성이 원고지의 양식에 맞춰 글자를 한 칸 한 칸 채워 넣는 과정이라면, 발표자료 작성은 흰 도화지에 자유롭게 그림을 그리면서 글자도 자유롭게 배치해보는 과정이라고 비유할 수 있습니다. 대체로 일반문서는 크고 작은 틀(프레임)이 존재하는 반면, 발표자료는 그야말로 발표자 마음대로 얼마든지 창의적이고 도전적이며 극적인 구성이 가능합니다. 일반문서는 그 자체만으로 논리적인 흐름과 완결성을 가져야 하지만, 발표자료는 발표자의 구두 설명이 동시에 이루어지기 때문입니다.

• 일반문서 : 형식적이고 제한적(원고지에 작성된 텍스트)
  • 문서 자체로 완전히 이해될 수 있어야 함
  • 기-승-전-결로 자연스럽고 일관된 흐름 필요
  • 맞춤법을 준수하여 매끄러운 글쓰기 필요
  • 독자가 편의대로 조절하며 읽을 수 있음
• 발표자료 : 실리적이고 유동적(도화지에 그려진 그림과 텍스트)
  • 이해를 돕는 화자나 보조도구가 존재
  • 앞뒤 순서를 비교적 자유롭게 배치 가능
  • 의도적으로 상식이나 규칙을 깰 수 있음
  • 청중은 슬라이드가 지나가면 재확인 어려움

기본적으로 모든 문서에 공통적으로 적용되는 좋은 문서의 10대 요건이 있습니다. 하지만, 자유분방하게 창의력을 발휘할 수 있는 발표자료에서는 체계성, 논리성, 일관성이 그리 중요하지 않습니다. 반대로 이를 적절히 뒤집어 활용하거나 변칙적인 접근으로 더 강렬한 인상과 성공적인 발표를 이끌어낼 수도 있습니다.

• 체계성 : 문서의 구조 파악이 용이하도록 짜임새 있는 구조
• 논리성 : 처음부터 끝까지 타당한 논리로 순차적인 전개
• 일관성 : 내용, 디자인 측면에서 시종일관 공통된 코드 유지
• 가시성 : 문서에 담긴 텍스트, 도식, 이미지 등이 잘 식별
• 가독성 : 문서에 담긴 텍스트 내용이 직관적으로 술술 읽힘
• 이해용이성 : 고민하지 않아도 내용을 바로 쉽게 이해 가능
• 간결성 : 불필요한 요소를 모두 제거하고 중요 사항에 집중
• 동질성 : 기업 또는 상품 아이덴티티와 자연스럽게 어울림
• 시각품질 : 좋은 첫인상과 신뢰를 주며 내용을 살리는 디자인
  (∵ 첫인상 결정에 3초, 첫인상을 고치는 데 30시간 이상 소요)
• 키메시지 : 머릿속에 각인될 수 있는 분명한 메시지 전달

다음으로 발표자료가 청중에게 쉽게 이해되면서 공감을 불러일으키고, 발표의 본래 목적을 달성할 수 있는 요건들을 갖추고 있어야 합니다.

• 청중을 고려한 주제와 난이도 선정
• 청중이 쉽게 따라올 수 있는 분량과 템포
• 스토리텔링에 입각한 흥미진진한 전개
• 발표자료와 발표자의 구두 설명 조화
• 가급적 핵심부터 말하는 두괄식 구성
• 끝까지 적절한 완급조절과 긴장감 유지