비즈니스 문서를 효과적으로 활용하려면 올바른 이해가 선행되어야 합니다.
그리고 올바른 이해의 시작은 필요한 문서유형을 정확히 파악하는 것입니다.
다양한 산업 현장에서 사용되는 각종 문서들을 통칭해 비즈니스 문서라 통칭하겠습니다. 그 중에서도 특히 많이 언급되고, 빈번하게 주고 받는 문서들이 있습니다. 회사소개서, 제안서, 사업계획서 등이 가장 대표적입니다. A가 B에게 사업계획서 혹은 회사소개서를 보내달라 요청하면, B는 뭘 의미하는지 단번에 이해하고 그렇게 일이 진행됩니다. 널리 사용되다 보니 사업계획서 혹은 회사소개서라는 의미의 표준화가 어느 정도 이루어졌기 때문입니다.
이렇게 널리 쓰이는 문서들의 명칭과 성격은 누가 정해서 공표한 것이 아니라, 세월이 흐르면서 자연스럽게 형성된 것입니다. 당연히 국제적인 규약이나 정해진 기준 같은 게 있을 리 만무합니다. 그렇다고 모든 사람들이 주관적으로 판단하고 마음대로 이름을 붙여서는 지금처럼 보편적으로 사용되기 어려웠을 것입니다. 명확한 규약이 없어도 어느 정도의 암묵적인 가이드라인이 있기 때문에 널리 쓰일 수 있는 것입니다.
대부분의 기업에서 활용하고 있는 가장 대표적인 비즈니스 문서로 회사소개서, 제안서, 사업계획서 등을 꼽을 수 있습니다. 그리고 이들 문서를 분류하는 가장 중요한 기준은 문서에서 다루는 주된 소재와 문서를 보여줄 대상, 그리고 사용 목적입니다. 이를 바탕으로 문서 분류체계를 대략 정리해보면 다음과 같습니다.
위 표를 보면 각각의 문서가 어떻게 다른지 확연히 구분하고 쉽게 판단을 내릴 수 있습니다. 모든 상황에서 이처럼 심플한 분류체계가 그대로 적용될 수만 있다면 얼마나 쉽고 편리할까요? 하지만 복잡하고 심오한 비즈니스 현장에선 이처럼 단순하지 않습니다. 여기에는 두 가지 큰 이유가 존재합니다.
첫째, 문서 분류에 대한 생각들이 모두 같지는 않습니다.
가령 회사소개서라고 해도 각자의 생각이 모두 다릅니다. 다만 그 격차가 미미할 수도 있고 때론 꽤 클 수도 있을 뿐입니다. A는 회사의 업력과 사업실적을 중심으로 객관적인 사실만을 일목요연하게 정리한 문서를 기대했을 수 있지만, B는 그보다 회사의 철학이나 미래비전에 더 큰 비중을 두고 준비할 수도 있습니다.
그나마 회사소개서는 사람마다 생각의 격차가 작은 편에 속하며, 사업계획서와 같은 경우는 보통 그 차이가 많이 벌어집니다. 이런 미스매칭으로 인해 적절한 문서가 만들어지지 못하는 경우가 비일비재합니다.
문서가 필요한 고객과 상담을 하다보면 다음과 같은 사례가 흔히 발생합니다. 고객은 어느 기관의 요청으로 문서를 제출해야 하는 상황이었습니다.
“회사소개서가 필요해서 문의드렸습니다.”
(고객)
그러나 상담 결과 정작 필요한 것은 회사소개서가 아닌 사업계획서였습니다. 문서의 활용 목적이나 제출처, 기타 배경 등을 검토해보니 고객사의 역량과 비전을 가늠해보고 협업사업을 도모할만한 지 판단하려는 의도였습니다. 그래서 다음과 같이 안내했습니다. (여기선 생략하지만 사업계획서도 세부적으로 파고들면 범위가 넓고 유형도 무궁무진합니다.)
“지금 필요하신 건 회사소개서가 아니라 사업계획서입니다.”
(우리)
참고로, 문서 제출처에서는 아주 친절하고 상세하게 알려주는 경우가 별로 없습니다. 그냥 “소개서 보내주세요.” 혹은 “신청서 제출하시면 됩니다.”와 같은 식입니다. 문서를 요청하는 사람은 크게 주의를 기울이지 않고, 무의식 중에 평소 써오던 상투적 용어를 사용하곤 합니다. 작성자와 제출처의 생각 격차를 최소화하기 위해, 그리고 문서의 효력을 높이기 위해 한번 더 생각해 볼 필요가 있습니다. 문서 제출처에서 회사소개서를 요청했다고 해서 단순히 회사소개서를 준비하면 되겠지라고 생각한다면 오산입니다.
둘째, 문서 분류는 사실상 무제한이라고 봐야 합니다.
위에서 쉬운 이해와 활용을 돕기 위해 가장 많이 사용되는 비즈니스 문서 유형의 분류체계를 제시했습니다. 하지만 실제적으로 문서의 유형이 남성/여성, 청기/백기처럼 칼로 자르듯 명확히 나누어지는 것은 아닙니다. MBTI 성격유형 검사는 모든 사람의 성격을 16가지로 분류합니다. 그렇다면 전 인류의 성격을 딱 16가지로 규정할 수 있을까요? 당연히 그렇지 않습니다!
비즈니스 문서의 경우도 마찬가지라고 보면 됩니다. 문서 분류체계는 편의상 필요할 뿐이지, 분류된 유형이 결코 그 문서를 정의할 수는 없습니다. 그럼 실제로는 어떨까요? 문서작성 관련된 고객 상담에서 다음과 같은 일이 자주 발생합니다.
“회사소개서가 필요해서 문의드렸습니다.”
(고객)
고객의 잠재고객과 첫 미팅에서 보여줄 문서가 필요한 상황이었습니다. 고객의 잠재고객이 회사소개서를 준비해주면 좋겠다고 미리 요청했고, 이에 원래 사용하던 회사소개서를 리뉴얼하고자 했습니다. 그런데 그 미팅은 궁극적으로 상품을 판매하기 위한 시작 단계였고, 미팅의 원활한 진행을 돕고 이후 핵심내용을 상기시켜 줄 콘텐츠가 필요해 보였습니다. 또, 회사소개서가 고객의 잠재고객사 내부에서 이런저런 이유로 공유될 가능성도 높아 보였습니다. 종합적인 상황을 분석한 결과 우리는 다음과 같이 답했습니다.
“이번에 필요하신 문서가 회사소개서이긴 합니다만,
정확하게는 제안서 성격을 가진 회사소개서가 맞습니다.”
(우리)
위의 심플한 문서 분류체계로는 이러한 측면을 설명하지 못합니다. 이처럼 문서 분류체계는 반드시 필요하고 편리하지만 그 한계가 명확합니다. 실제 활용되는 문서, 특히 효력이 우수한 매력적인 문서는 어느 한 유형으로 특정하기 어려운 경우가 많습니다. 이를테면 다음과 같은 식입니다.
- 제안서 성격을 띤 회사소개서
- 상품소개서의 탈을 쓴 제안서
- 사업계획서라고 이름 붙인 입점제안서
- 회사소개서 겸 사업계획서
- 제안서 성격을 일부 포함한 회사소개서
- 뒷부분에 투자제안 내용을 덧붙인 사업소개서
- 회사소개서 겸 상품소개서 겸 제안서
- 기타 등등
대외적으로 주고받는 모든 비즈니스 문서들은 분명한 소기의 목적을 갖고 있습니다. 그 목적은 정보 공유나 구매 설득, 협업 도모, 인재 스카우트, 사업권 획득, 투자 유치 등 각양각색입니다. 비즈니스 문서는 목적 달성에 초점을 맞추어 효력을 충분히 발휘할 수 있게 작성되어야 합니다. 여기에는 분명한 전략이 필요하며, 그 전략은 문서유형 분류에서부터 시작됩니다. 무슨 타이틀을 달고 어떤 성격의 문서를 준비할 지 방향을 결정하는 것이 문서의 모든 부분을 좌우합니다. 보통은 크게 신경쓰지 않는 문서유형 분류가 문서를 통한 목적달성 성패를 결정지을 수도 있다는 뜻입니다.
“중요한 건 문서의 제목이 아니라
문서의 활용 목적에 따른 작성 방향과 전략입니다.
이는 문서를 어떻게 분류하느냐에 따라 크게 달라집니다.”
– 씽크브리드
