제안서 작성
기대를 뛰어넘어 목표 이상의 효과 달성
제안서란?
제안서는 보통 다음과 같이 정의됩니다. 즉, 기업이 직접 사업제안을 하거나, 제안받은 사업 수행계획을 정리한 문서가 곧 제안서입니다.
- 어떤 제품 및 서비스에 대해 제안할 대상기업 또는 불특정 다수의 기업을 대상으로 직접 사업제안을 할 경우에 작성하는 문서
- 제품 또는 서비스를 제공하는 기업이 사업제안을 의뢰한 기업으로부터 제안 받은 사업을 어떻게 수행할 것인지를 포괄적으로 정리한 문서로서, 제안 요청서(RFP)를 근거로 사업 수행능력, 사업 수행방법, 비용 등과 같은 내용을 정리한 문서
목적에 따른 제안서 유형
제안서 정의에 의거하여, 제안서는 활용 방식에 따라 먼저 두 가지 유형으로 나뉩니다. 하나는 우리가 먼저 제안하는 선 제안 방식인데, 이 경우는 대체로 어떠한 제약 없이 자유롭게 작성하여 하나 혹은 다수의 대상에게 활용합니다. 제품 또는 서비스 판매를 위해 잠재 고객에게 전달하는 구매 제안서가 대부분 여기 해당됩니다. 다른 하나는 상대의 공지나 요청에 따라 제안하는 후 제안방식이며, 이 경우는 대체로 정해진 가이드라인에 맞춰서 제안서를 작성 후 제출하게 됩니다. 공공·민간입찰이나 정부지원사업 관련 제안서가 대부분 후자에 해당됩니다.
- 선 제안방식 예시
- 제품 구매 제안서
- 서비스 구매 제안서
- 제휴협력 제안서
- 쇼핑몰·플랫폼 입점 제안서
- 권리확보 제안서
- 인수합병 제안서
- 후 제안방식 예시
- 공공입찰 제안서
- 민간입찰 제안서
- 공공기관 지원사업 제안서
- 일반기업의 경쟁평가 제안서
제안서의 독보적 가치
문서의 중요도나 활용범위로만 따지면 사업계획서야말로 업종 불문하고 가장 우선시되는 문서임에는 틀림없습니다. 사업계획서는 곧 기업의 역량과 미래를 비추는 거울이고, 사업계획서라는 뿌리로부터 모든 전략과 사업활동들이 나뭇가지처럼 뻗어져 나오기에 그렇습니다. 하지만 지금 바로 실적을 높여줄 문서는 무엇일까요? 그건 바로 제안서입니다. 제안서만의 독보적 가치는 즉시성과 실효성에 있습니다. 내일 혹은 다음 주에라도 당장에 상품 판매고를 올려주거나, 사업상 중요한 권한 혹은 자금 확보 등을 통해 기업이 계속 생존하고 성장할 수 있는 단계적 디딤돌 역할을 합니다.
- 즉시성 : 효과가 지체 없이 바로 나타남
- 실효성 : 효과가 실질적인 판매성과로 직결
제안서의 가치는 여기서 그치지 않습니다. 이를테면 제안을 통해 상품을 한 번 판매하는 것으로 효력이 끝나는 것이 아닙니다. 제안을 계기로 신규 거래처를 발굴하면 장기적으로 지속적인 판매가 이루어질 수도 있고, 제안서의 내용을 초월하는 새로운 기회(판매 확장, 파트너십 체결 등)가 뜻하지 않게 창출될 수도 있습니다. 물론, 잘 작성된 제안서를 갖췄다는 전제 하에서입니다. 제안서 작성을 일회성이 아니라 롱텀 프로젝트의 일환으로 보고 주력해야 합니다.
제안 과정은 처음부터 끝까지 고도의 심리전입니다.
‘귀에 걸면 귀걸이, 코에 걸면 코걸이’란 말이 있습니다.
의미는 조금 다르지만 ‘아 다르고 어 다르다’는 말도 있습니다.
제안서를 쓰기에 따라 제안의 가치, 그리고 승패가 결정됩니다.
표준제안서 활용
보통 제안서는 특정 상황에서 특정 상대를 겨냥하여 맞춤형으로 작성되는 경우가 많습니다. 특히 ‘후 제안방식’의 경우 대부분 정해진 가이드라인(양식, 목차, 포함항목, 주의사항, 평가기준 등)에 맞춰 100% 맞춤형으로 준비합니다. 그렇다면 매번 맞춤형으로 새로 작성해야 하는 제안서는 한 번밖에 쓸 수 없는 일회성 문서일까요? 절대 그렇지 않습니다. 제안서에서 주로 다루는 소재는 기업 혹은 취급 상품군이며, 이는 기본적으로 변동이 크거나 빠른 요소가 아닙니다.
그래서 표준제안서의 활용이 매우 중요합니다. 표준제안서란 기업과 상품군에 대한 핵심적인 내용, 자주 활용될 법한 일반적인 내용들로 작성된, 일종의 범용 제안서입니다. 잘 작성된 표준제안서를 보유하고 있으면, 제안 건에 따라 표준제안서의 내용에서 부분적인 첨삭과 수정을 통해 비교적 쉽게 양질의 맞춤형 제안서를 완성할 수 있습니다. 또 이런 작업을 수 회 반복하다 보면, 어느덧 여러 가지 상황별로 바로 대응할 수 있는 각각의 제안서가 자연스럽게 준비됩니다.
표준제안서의 활용성에 가장 의구심을 가질 만한 예시로, 많은 카테고리의 제품들을 취급하는 유통전문업체 제안서를 예로 들어보겠습니다. 통상 제조없이 유통만 하는 유통업체 제안서를 보면 분량의 대부분을 상품정보가 차지합니다. 언뜻 카탈로그처럼도 보입니다. 실상 제안사는 가장 저렴한 가격 외에 딱히 내세울게 없는, 아무런 가치도 제공하지 못하는 중개자 역할에 머무르기 십상입니다. 제안사의 독점공급 상품만 아니라면, 고객은 경쟁사에서 구매하거나 계속 거래하던 공급업체를 언제든 갈아치워도 전혀 손해볼 게 없습니다. 그래서 단순 유통업체가 아니라, 고유의 지속 가능한 가치를 제공하는 선도적인 기업으로 비추어져야 합니다. 기업의 철학, 잠재력, 차별성, 비전 등으로 고유가치를 창조해내야 합니다. 이러한 내용들이 표준제안서에서 가장 중점적으로 다루어져야 하는 부분입니다. 제안 건마다 상품이나 거래조건 등은 조금씩 달라지겠지만, 중요한 내용들은 표준제안서를 그대로 활용할 수 있습니다.
통하는 제안서의 요건
기본적으로 모든 문서에 공통적으로 적용되는 좋은 문서의 10대 요건을 충족해야 합니다.
- 체계성 : 문서의 구조 파악이 용이하도록 짜임새 있는 구조
- 논리성 : 처음부터 끝까지 타당한 논리로 순차적인 전개
- 일관성 : 내용, 디자인 측면에서 시종일관 공통된 코드 유지
- 가시성 : 문서에 담긴 텍스트, 도식, 이미지 등이 잘 식별
- 가독성 : 문서에 담긴 텍스트 내용이 직관적으로 술술 읽힘
- 이해용이성 : 고민하지 않아도 내용을 바로 쉽게 이해 가능
- 간결성 : 불필요한 요소를 모두 제거하고 중요 사항에 집중
- 동질성 : 기업 또는 상품 아이덴티티와 자연스럽게 어울림
- 시각품질 : 좋은 첫인상과 신뢰를 주며 내용을 살리는 디자인
(∵ 첫인상 결정에 3초, 첫인상을 고치는 데 30시간 이상 소요) - 키메시지 : 머릿속에 각인될 수 있는 분명한 메시지 전달
다음으로 제안서가 공감과 높은 평가를 받고, 목적을 달성할 수 있는 요건들을 갖추고 있어야 합니다.
- 설득력을 극대화할 수 있는 구조와 흐름
- 제안 수락에 따른 얻게 되는 분명한 메리트
(제안을 반드시 받아들여야만 하는 이유) - 경쟁, 경쟁상품 대비 확실한 비교우위
- 제안사의 고유한 USP(Unique Selling point)
(USP는 우리 제안만이 가지는 특별한 강점) - 고객사와의 원활한 커뮤니케이션과 책임 관리
- 믿음과 신뢰를 줄 수 있는 의지 혹은 약속
- 고객사에서 후회, 손해가 없을 최소한의 보증
- 향후 변수, 차질이 생겼을 경우의 대비책
씽크브리드 제안서 특징
씽크브리드는 위에서 정리한 ‘통하는 제안서의 조건’을 바탕으로, 새로운 전략적 아이디어를 접목하여 효과적인 제안서를 완성합니다. 전략기획 전문회사에서 작성하는 문서는 있던 내용을 정리하는 수준이 아니라, 문서 자체가 강력한 전략이 됩니다.
(‘통하는 제안서의 조건’에 더하여…)
- 분야와 목적에 따라 문서구조, 포함내용, 강조항목, 전개방식, 디자인 등을 최적화
- 동종유사 업종의 최신 마케팅·기술 트렌드에 타 업종 트렌드까지 접목하여 활용
- 정량·정성적 측면, 이성·감성적 측면의 동시적인 접근으로 문서의 설득력 증대
- 공급자(기업)가 아닌 수요자(잠재고객) 관점에서의 현황 분석과 경쟁력 강화
- 비즈니스를 유기적인 복합체로 보고, 통합적인 분석과 기획으로 전략 도출
- 문서 제출처(기관, 기업)와의 시너지 창출 방안을 추가적으로 기획 제시
비즈니스 문서들 중에 씽크브리드의 최대 강점은 제안서에 있습니다. 우리는 여러 산업의 트렌드 융합, 비즈니스 전체의 통합적인 분석과 접근, 명철한 논리로 체계적인 전개, 이성과 감성의 동시 자극, 그 무엇보다 창의적인 아이디어를 통해 다양한 분야의 전략기획을 전문적으로 수행하고 있습니다. 이러한 기획력과 창의력을 바탕으로 획일적이고 뻔하지 않은, 독창적이고 강렬한 제안서를 완성합니다. 이를 통해 제안사에 대한 달라진 위상과 함께 높은 제안 성공률을 달성하고 있습니다. 상품이 좋다고만 해서는 부족하며, 기대치 이상을 제시해야 합니다. 상품을 중심으로 포괄적이고 부차적인 효과를 이끌어내는 가치판매(Value Sales)를 시도해야 하며, 이는 잘 작성된 제안서를 통해서만 가능합니다.
제안서 작성 프로세스
모든 과정은 씽크브리드에서 주도적으로 알아서 진행하므로 대단히 편리합니다.
- 기초 자료 검토·분석
- 추가 자료 조사·분석
- 문서 프레임 설계
- 맞춤형 내용 작성
- 전략 아이디어 강화
- 문서 시각화
- 최종검토 및 보완