같은 유형의 비즈니스 문서라도 그 품질은 천양지차입니다.
문서에도 등급이 있고 그에 따라 영향력이 크게 갈립니다.
대체로 기업 내부용 문서보다 대외용 문서의 중요도가 훨씬 높습니다. 이에 대해서는 대부분 동의할 것입니다. 그런데 실제 활용되는 대외용 문서들을 보면, 과연 그 중요성을 제대로 알고 있는가 하는 의구심이 듭니다. 굳이 등급을 매기자면 최상급 문서는 거의 찾아보기 힘들고, 중하~최하 등급에 대부분이 속합니다.
업종마다, 기업마다, 사람마다 문서작성에 필요한 역량이 모두 다릅니다. 그렇기에 자력으로는 좋은 문서를 만드는 데 한계가 있을 수밖에 없습니다. 하지만 충분히 다른 대안이 있음에도 이를 위한 투자에는 대단히 인색합니다. 당연히 여러 비즈니스 활동에서 유리한 위치를 점하지 못하거나 천재일우의 기회를 놓치게 됩니다.
과연 어디서부터 잘못된 것일까?
문서에 대한 가장 잘못된 시각은 ‘있다(有)’와 ‘없다(無)’의 이분법적으로 생각하는 경향입니다. (여기선 생략하겠지만, 웹사이트의 경우도 비슷하게 이분법적으로 생각하는 경향이 있습니다.) 어디선가 문서를 요구하기 전까지 웬만해선 여유를 갖고 먼저 문서를 준비하지 않습니다. 혹은 문서가 필요한 경우가 생겨도 “우린 그 문서를 이미 갖고 있어.”라는 생각에 머물러 버립니다. 이미 갖고 있기에 더 생각해 볼 필요가 없다는 식입니다. 상품 판매, 프로젝트 수주, 투자 유치, 협약 체결 등의 실패에 문서가 일조했다는 사실조차 모른 채 지나쳐 버립니다. 그리고 다음 번에 또 같은 실수를 반복합니다. 수 개월이고 수 년이고 끝없이 계속 반복합니다. “왜 잘 안되지?”라는 물음만 반복하면서…
문서는 ‘있다(有)’와 ‘없다(無)’로 나눌 수 있는 성격의 것이 아닙니다. 문서를 평가하는 데 적용될 수 있는 지표만도 수 백 가지는 넘을 것이고, 각 지표 별로 무수히 많은 등급을 매길 수 있을 것입니다. 하지만 문서가 제대로 쓰여져 어느 정도 효력을 발휘할 수 있는지 판단하는 기준은 필요합니다. 그래서 우리는 전략 문서와 일반 문서를 구분합니다.
전략문서란 소기의 목적을 달성할 수 있도록 전략적으로 잘 작성된 문서입니다. 명확한 목표가 있고 오직 이를 위해 만들어진 문서입니다. (사실 이 부분은 어폐가 있습니다. 비즈니스에서 목표가 없는 활동은 없기 때문입니다. 그런데도 ‘명확한 목표’를 언급한 이유는, 전혀 그렇지 않아 보이는 문서들이 훨씬 많기 때문입니다.)
반면에 일반문서란 위 전략문서에 속하지 못한, 통상적인 업무 처리를 위해 만들어진 문서입니다. 즉, 일반문서는 일을 단순히 처리하거나 완료하는 데 주된 목적이 있는 문서입니다. 주로 기업 내부자들 끼리의 정보 공유, 업무 추진을 위한 승인이나 결과 보고 등에 활용됩니다.
그렇다면 대외용 문서들은 전략 문서 혹은 일반 문서 중에 어느 그룹에 들어가야 할까요? 당연히 전자인 전략 문서입니다. 소위 기업을 먹여 살리는 것은 대외용 문서이고, 때론 기업의 명운이 달려있기도 합니다. 전략 문서는 치열한 비즈니스 전장에서 조력자를 포섭하고, 적군과 싸워 승리하기 위한 무기나 다름없습니다.
실제로 각종 비즈니스 현장에서 사용되고 있는 대외용 문서들의 상태는 어떨까요? 대표적인 대외용 문서들은 회사소개서, 상품소개서 및 제안서, 사업계획서 등이 있습니다. 십여 년 간 수천 건에 이르는 문서들을 검토한 결과, 적게 잡아도 85% 이상은 전략문서의 수준에 도달하지 못했습니다. 전략 문서로 확신할 수 있는 경우는 100건 중 3건 미만에 불과했습니다. 역량을 총 동원해도 모자랄 판국에, 일반 문서를 전략 문서로 착각하고 그냥 그런대로 사용하고 있는 것입니다.
“우리는 회사소개서 있어요. 제안서도 있어요.“
(고객)
있고 없고가 중요한 게 아니라, 가진 것이 전략 문서냐 일반 문서냐가 중요합니다. “무기 있어요”라는 말은 전투에서의 승리를 보장하기는 커녕, 승률을 높이는 데 단 1%도 기여하지 못합니다. 총알이 빗발치는 전장에서 “칼 있어요”와 “탱크 있어요”는 하늘과 땅 차이입니다.
아마도 대부분은 이렇게 생각할 것입니다. “설마 문서를 있고 없고로 단순하게 생각하는 사람이 있겠어?”
만약 아래 두 가지 경우에 모두 해당되지 않는다면, 이분법적 사고의 당사자일 가능성이 낮지 않습니다. 회사소개서, 상품제안서, 사업계획서와 같이 보편적으로 사용되는 대외용 문서를 기준으로 하겠습니다.
- 최상의 문서를 얻기 위해, 모든 방안을 강구해본 적이 있다.
- 최상의 문서를 얻기 위해, 과감한 투자를 실행한 적이 있다.
이런 이분법적 사고의 원인은 문서가 얼마나 중요하고, 영향력이 큰 지 아직 모르는 데 기인합니다. ‘고기도 먹어 본 사람이 많이 먹는다’고 그 효과를 한 번이라도 체감한 이들이 문서에 더욱 신경을 씁니다. 그리고 그들이 경쟁에서 계속하여 유리한 고지를 점하게 됩니다. 이기는 사람이 더 많이 이기고, 지는 사람이 대부분 지게 되는 승자의 게임이 이어집니다.
이분법적 사고로는 제대로 된 문서를 써 볼 기회도, 그 효과를 누릴 기회도 얻지 못합니다. 같은 무기지만 칼과 탱크가 다른 것처럼, ‘문서’도 천양지차임을 먼저 깨달아야 합니다. 먼저 알고 인식을 해야 필요성을 느끼게 되고, 필요성이 행동을 이끌어 냅니다. 문서가 중요하다는 것을 아는 정도로는 부족합니다. 문서에 사활을 걸고 전략 문서를 갖추어야 합니다.
우리는 문서밸류업 서비스라는 명칭으로 기존 문서의 수정·보완도 지원하고 있습니다.
“사용 중인 회사소개서가 있는데 보완을 좀 했으면 합니다.”
(고객)
문서밸류업 서비스의 경우 기존 문서를 먼저 받아서 짧은 시간에 검토를 진행합니다. 잠깐만 훑어봐도 상당히 많은 정보를 얻거나 짐작할 수 있습니다. 다양한 업종의 문서를 오랫동안, 그것도 엄청난 양을 봐왔기에 거의 반사적으로 캐치가 됩니다. 여기서 핵심은 이렇게 검토하는 문서가 과연 전략 문서에 해당하는지 여부입니다. 결과는 짐작대로입니다. 전략 문서는 좀처럼 만나기 어려운 존재입니다.
일반 문서를 조금 수정 혹은 보완해서 전략 문서로 탈바꿈시키는 것은 사실상 불가능에 가깝습니다. 오래된 저사양 PC에서 부품 한두 개만 갈아 끼운다고 최신 고성능 PC가 될 수 없는 것과 마찬가지입니다. 완전히 새 판을 짜서 새 부품들을 채워 넣어야 합니다. 그래서 우리는 다음과 같이 답하곤 합니다. 전략 문서가 아닌 일반 문서는 그다지 의미가 없다는 사실을 잘 알기 때문입니다.
“보완해서 될 일이 아닌 듯 합니다.
처음부터 전략 문서로 다시 구축해야 합니다.“
(우리)
왜 일반 문서가 아닌 전략 문서로 작성되어야 하는 걸까?
무엇이 전략 문서를 결정하는가? 전략 문서만이 갖는 특징은 무엇일까?
전략 문서는 문서 전반에 걸쳐 일반 문서보다 퀄리티가 높습니다. 슬쩍 봐도 알아차릴 수 있을 정도입니다. 하지만 전략 문서들에서 공통적으로 보이는 두드러진 특징은 바로 이것입니다.
- 분명한 독자
- 문서를 볼 독자의 범위가 좁을 수도 넓을 수도 있습니다.
하지만 전략 문서를 읽는 이들은 ‘나’를 위해 준비된 문서라 여기게 될 것입니다.
- 문서를 볼 독자의 범위가 좁을 수도 넓을 수도 있습니다.
- 분명한 메시지
- 전달하고자 하는 내용이 확실합니다.
복잡하지도 어렵지도 않고 간단 명료하지만 충분히 강력합니다.
더불어 이를 확실히 각인시킵니다.
- 전달하고자 하는 내용이 확실합니다.
- 분명한 목적
- 겉으로 쉽게 드러날 수도, 간접적으로 담겨있을 수도 있지만 뚜렷한 목적이 엿보입니다.
이는 읽는 이들에게 다음 행동을 암시한다.
- 겉으로 쉽게 드러날 수도, 간접적으로 담겨있을 수도 있지만 뚜렷한 목적이 엿보입니다.
“무엇을 상상해도 그 이상이다.”라는 말을 들어본 적이 있나요? 전략 문서의 효과가 그러합니다. 많은 비즈니스 활동을 시작하는 것도, 이를 성공적으로 마무리하는 것도 전략 문서의 지분이 상당합니다. 그리고 그 효과의 상당 부분은 심리적이고 추상적이어서, 문서를 읽는 사람조차 스스로 알아차리지 못합니다.
- 일단 첫인상부터 확실하게 먹고 들어갑니다.
단 번에 호감을 사고 기대감을 불어넣을 수 있습니다. - 문서의 주체인 기업과 관계자들의 역량에 대한 고평가를 이끌어냅니다.
기선을 제압할 수 있습니다. - 의도대로 커뮤니케이션을 리드할 수 있습니다.
문서 준비 과정에서 미리 철저히 준비했기 때문입니다. - 문서의 정보 전달력이 높아집니다.
읽는 이의 피로를 최소화하면서도 충분히 잘 전달할 수 있습니다. - 문서의 설득력이 대단히 높아집니다.
궁극적으로 문서를 통해 의도하는 목적을 이룰 확률이 높아집니다.
대표적인 대외용 문서들은 상당 부분 표준화가 가능합니다. 문서를 사용할 때마다 매 번 새로 작성해야 할 필요가 없다는 뜻입니다. 가장 중요한 3가지 문서인 회사소개서, 상품제안서, 사업계획서를 떠올려 보세요. 문서 별로 딱 한 번만 제대로 작성해 두면, 이후 반 영구적인 효과를 얻게 됩니다. 사업 경과에 따라 내용을 조금씩만 손보거나 추가하면 그 효과가 쉽게 떨어지지 않습니다.
현재 비즈니스가 앞으로 10년 더 지속된다면, 딱 한 번 만든 자료가 10년 간 맹위를 떨칠 수 있는 셈입니다. 한두 해도 아니고 무려 10년이라니!!! 이렇게 투자 대비 효율이 뛰어난 비즈니스 도구는 어디에도 없습니다! 수명이 꽤 긴 축에 속하는 웹사이트의 권장 수명도 5년 전후인 점을 고려하면 어마어마한 효율성입니다. 시간이든 노력이든 비용이든 딱 한 번만 투자하면 됩니다. 누구나 어렵지 않게 실행에 옮길 수 있습니다.
“문서는 텍스트와 이미지의 조합이 아닙니다.
기업의 얼굴이고, 핵심 메시지이고, 목적달성 수단입니다.
전략은 눈에 보이는 실체가 없습니다.
이를 눈에 보이도록, 공유할 수 있도록 만든 것이 문서입니다.
즉, 문서가 곧 전략입니다.”
– 씽크브리드
